1.1 Intern organisering

De fleste har, gjerne over tid, innarbeidet egne rutiner for hvordan ting gjennomføres på akkurat deres arrangement. Arbeidsformen kan variere og alle har sin måte å gjøre ting på. Ta derfor utgangspunkt i egen organisering og fordel arbeidsoppgavene slik det er naturlig for dere. For å lykkes med miljøarbeidet er det noen viktige ting som må være på plass – før dere setter i gang.

Ledelsens engasjement

En involvert ledelse med godt forankret miljøengasjement er en forutsetning for å lykkes, og en avgjørende drivkraft for hele arbeidet! Dette er viktig fordi det er ledelsen som setter de organisatoriske og økonomiske rammene for miljøarbeidet, og som skal engasjere medarbeiderne videre nedover i systemet.

Tid og penger

Oppstartsfasen er viktig, det er nå miljøarbeidet skal forankres. Det er viktig å sette av nok tid og ressurser. Ressurser kan være i form av personer som får avsatt tid til arbeidet, og kanskje også noen penger til enkelte tiltak. Vår erfaring er at det ofte går med mer tid enn man tror å kartlegge hvordan dere påvirker miljøet i dag. Og ikke minst går det med tid til informasjonsspredning, opplæring, og til å integrere tiltakene i eksisterende arbeidsrutiner. Gå gjennom stillingsbeskrivelser eller annen type skriftlig informasjon om arbeidsoppgaver og beskriv hva den enkelte medarbeider skal gjøre mht. miljøarbeid på sine områder. Det er også greit å sette av litt penger til arbeidet, for eksempel til kjøp av enkeltutstyr. Prøv å tenk ut hvilke samarbeidspartnere (sponsorer) man kan finne til noen av tiltakene.

Miljøleder / miljøansvarlig

En person bør ha hovedansvar for miljøarbeidet og lede det praktiske arbeidet. Vedkommende skal sørge for at miljø blir en naturlig del av hele arrangementet. Miljøansvarlig bør være en miljøengasjert person som også kjenner arrangementet svært godt.

Arbeidsgruppe

Store arrangementer bør opprette en arbeidsgruppe for miljø, som kan gi innspill og diskutere spesielle tiltak. Det er svært viktig at disse involveres tidlig i planleggingsfasen. Kommer man for sent i gang fører det til at miljøarbeidet nedprioriteres. Gruppen bør ha medlemmer fra alle viktige arbeidsgrupper på arrangementet. For eksempel: styret, teknisk, rigging, sikkerhet, innkjøp og marked/salg/PR, og gjerne de som har hovedansvaret for disse områdene. Det er naturlig at miljøansvarlig leder denne gruppen. En arbeidsgruppe med folk fra alle arbeidsområdene vil sikre en helhetlig miljøinnsats. Gruppen er også veldig viktig for å sikre eierskap til miljøarbeidet, skape forståelse og engasjement.

Kartlegging

Ved å kartlegge og måling av arrangementets miljøbelastning, får dere dokumentert utgangspunktet for det videre miljøarbeidet. Les mer om dette i kapittelet om miljøkartlegging.

Miljøvisjon og miljøpolitikk

Miljøvisjonen skal være en ledestjerne for miljøarbeidet og bør være konsis og slående, kanskje utformet som et slagord. Slik vil ansatte/frivillige, leverandører, samarbeidspartnere og publikum forstå hva dere sikter mot. Miljøpolitikken sier noe mer konkret og overordnet om hvorfor dere ønsker å jobbe med miljø, hvorfor dere synes det er viktig og hva dere ønsker å oppnå med miljøarbeidet.

Sett mål for miljøarbeidet

1.     Velg hovedmål

Med utgangspunkt i kartleggingen ser dere hvor dere påvirker miljøet mest. Hva ønsker dere å oppnå innenfor de ulike områdene? (eks. innkjøp, energi, avfall, mat, transport) Hva dere ønsker å satse på, er opp til dere.

2.     Sett noen delmål

Det kan være greit å kontrollere seg selv etter en tid, kanskje halvveis i den fastsatte prosjektperioden.

3.     Husk målbarhet

Dette er viktig for å kunne se om man blir bedre.

4.     Sett av tid og sett klare tidsfrister

Man trenger ikke bare tid, man trenger en tidsfrist! Det er viktig at ledelsen gir alle tid til å jobbe med miljøarbeid, og det er viktig med klare tidsfrister for når tiltak skal være gjennomført.

5.     Prioriter

Alt kan ikke gjøres på en gang!

Huskeliste for å lage gode mål

1.     Spesifikke

Beskriv målene klart og tydelig – ingen skal kunne misforstå

2.     Målbare

Dere må kunne kontrollere at målene virkelig nås!

3.     Aksepterte

Alle medarbeidere må ha kjennskap til målene og være motiverte til å jobbe for å nå dem.

4.     Realistiske

Målene må være mulig å nå, men de må ikke være så enkle at det ikke kreves endringer for å nå dem.

5.     Tidsavgrenset

Sett tidsfrister – det bidrar til å drive arbeidet fremover. Miljøstrategien er mer konkret og sier noe om hvordan dere tenker å gjennomføre arbeidet.

God informasjon

Det er viktig å skape forståelse for hvorfor dere ønsker å gjennomføre miljøarbeidet, og derigjennom motivere til samlet innsats. Informer om hvilke oppgaver som skal utføres og hva den enkeltes innsats betyr. Informasjon skal gis til alle som berøres; ledelsen, medarbeidere, frivillige, samarbeidspartnere, underleverandører og ikke minst deltakere på selve arrangementet. Sett opp en egen liste over hvem som skal informeres og hvordan. For å oppnå troverdighet og engasjement må dere være godt forberedt og argumentere for hvorfor dere ønsker et miljøeffektivt arrangement. All skriftlig informasjon må være kort, enkel og utvetydig så det ikke oppstår misforståelser.

Nødvendig utstyr og enkle systemer

Noen ganger krever miljøarbeidet innkjøp av litt nytt utstyr. Gå gjennom alle de ulike arbeidsområdene, se hva som finnes av utstyr fra før, og lag en oversikt over hva dere må skaffe. Kanskje trengs det spesielt utstyr til noen områder. Like viktig er det med nok personal og klar ansvarsfordeling.

Motiverte medarbeidere og frivillige

Ta dere tid til å snakke med folk! God kommunikasjon er viktig for å skape engasjement. Bruk alle de faste møtene/ samlingspunktene dere allerede har. Også under selve arrangementet bør man gå rundt og snakke med folk ute ”i feltet” om miljøarbeidet. Ta folk med på råd, spør ”hva kan gjøres her”, hør om de har noen ideer, finn løsninger sammen. Vis at du faktisk er genuint interessert i hva den enkelte har å si. La ideene boble – ikke avfei noen. Miljøfokuset er med oss i hele planleggingsfasen. Det har blitt et tema de fleste i ledelsen, de frivillige, partnerne og leverandørene engasjerer seg i. De er stolte av hva man i fellesskap har oppnådd og er dermed gode ambassadører.

Skriv ut »

Vennligst skriv ut med en annen nettleser enn Firefox (da det er bugs i denne).

Leave a Reply